AI v praxi pro administrativu – praktický půldenní workshop s Claude

Praktický půldenní online workshop pro pracovníky administrativy, back-office a podpůrných rolí. Účastníci si na konkrétních příkladech vyzkouší, jak využít Claude při každodenní práci s dokumenty – od vyhledávání a extrakce informací přes porovnávání podkladů až po tvorbu shrnutí, tabulek nebo navazující komunikace.
Důraz je kladen na praktické použití, bezpečnou práci s firemními daty, správné zadávání úkolů a ověřování výsledků. Workshop nevyžaduje žádné programátorské znalosti.

Cílová skupina

• Administrativní pracovníci a asistenti
• Účetní a finanční oddělení
• Back-office, nákup, správa smluv a flotily
• Marketing a obchod
• Vedoucí oddělení, kteří chtějí pochopit možnosti a limity AI

Cíle workshopu

• Pochopit základní principy fungování generativní AI bez zbytečné technické teorie
• Umět správně zadat AI pracovní úkol a určit požadovaný výstup
• Znát základní pravidla bezpečné práce s firemními daty
• Umět z dokumentů získat konkrétní údaje a převést je do strukturované podoby
• Umět vyhledávat, porovnávat a shrnovat informace z více dokumentů
• Umět vytvořit opakovaně použitelný pracovní prostor s vlastními instrukcemi a dokumenty
• Umět ověřit výsledek AI a poznat situace, ve kterých se na něj nelze bez další kontroly spolehnout

Osnova kurzu

1. Jak AI funguje — základní principy

• Co je generativní AI: jazykový model (LLM) a nástroj kolem něj (harness)
• Co se děje od zadání otázky po vytvoření odpovědi
• Rozdíl mezi tréninkem a používáním — proč se model z vašich dat neučí
• Tokeny a kontextové okno — kolik toho model najednou „udrží v hlavě"
• V čem je AI silná – práce s textem, dokumenty, třídění, shrnutí, porovnávání a tvorba obsahu
• Kde může chybovat – nepřesnosti, domýšlení chybějících informací a chybná interpretace
• Od chatu přes pracovní prostor až k agentům a automatizaci

2. Bezpečnost a ochrana firemních dat

• Kam putují data, když zadáte dotaz — cesta dokumentu k poskytovateli a zpět
• Rozdíl mezi osobním a firemním tarifem (Personal vs. Business/Team)
• Jaké informace lze do AI zadávat a které vyžadují zvýšenou opatrnost
• Minimalizace dat – AI poskytujeme pouze to, co skutečně potřebuje
• Firemní pravidla mají přednost před technickými možnostmi nástroje
• Tři pravidla pro bezpečnou práci s AI ve firmě

3. Praxe — získávání dat z dokumentů

• Nahrání faktury, smlouvy, ceníku nebo jiného dokumentu
• Vyhledání konkrétních údajů v dokumentu
• Převod nestrukturovaného obsahu do tabulky
• Práce s chybějícími nebo nejednoznačnými údaji
• Ověření výsledku oproti originálu — co zkontrolovat a proč
• Cvičení s různými typy dokumentů (strukturovaná faktura, naskenovaný papír, dokument s chybějícími údaji)
• Hromadné zpracování většího počtu dokumentů najednou

Praktické cvičení: Zpracování sady dokumentů do jednotné tabulky a kontrola správnosti výsledku

4. Praxe — ptejte se svých dokumentů

• Od jednoho dokumentu k celé složce: dotazování nad firemní dokumentací
• Formulace otázek v přirozeném jazyce („Které smlouvy končí příští měsíc?")
• Využití asistenta s pamětí (Claude Projects / Gemini Gems) pro opakované úlohy
• Jak z nalezených informací vytvořit další výstup – e-mail, shrnutí, zápis nebo podklad pro kolegu
• Jak poznat, že AI nemá pro odpověď dostatek informací
• Kdy už jednoduchá práce v AI aplikaci nestačí a dává smysl uvažovat o automatizaci

Praktické cvičení: Vytvoření vlastního pracovního prostoru pro opakovanou administrativní agendu.

Předpoklady účastníka

• Běžná uživatelská práce s počítačem (e-mail, webový prohlížeč, práce se soubory)
• Žádné programátorské znalosti nejsou potřeba

Technické požadavky

• Počítač s webovým prohlížečem a přístupem k internetu
• Aktivní účet Claude
• Pro praktická cvičení budou poskytnuty vzorové dokumenty

U uzavřeného firemního workshopu lze po dohodě pracovat také s vlastními anonymizovanými nebo interně schválenými dokumenty.

Alternativní nástroje: Workshop lze pro firemní tým realizovat také v prostředí Gemini. Konkrétní nástroj přizpůsobíme platformě, kterou organizace již používá.